전자서명·전자계약 시스템 도입 시 자주 하는 실수 5가지와 해결법

전자서명 시스템, 전자계약 솔루션을 도입하면 모든 게 완벽해질까요?

실제로는 많은 기업이 도입 후 초기 정착 실패 또는
법적 문제, 사용자 반발, 보안 사고를 겪습니다.

이번 글에서는
전자계약·전자서명 시스템 도입 과정에서 가장 흔한 실수 5가지와
그에 대한 실전 해결법을 소개합니다.

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⚠️ 실수 ① 단순 서명 솔루션으로 계약을 처리함

📌 “카카오톡으로 동의 받았으니 계약 완료된 거 아닌가요?”

문제점:
간편 인증(문자, 간단 클릭)은 일부 동의서엔 충분하지만
법적 계약에는 전자서명법 기준을 충족해야 함
→ 계약 무효 소송 시 패소 가능성 ↑

✅ 해결법

• 정식 전자서명 인증서 기반 솔루션 도입 (사인넷, KICA 등)
• 계약 종류별로 인증 강도 구분하여 적용

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⚠️ 실수 ② 퇴사자 인증서·계정 회수 누락

📌 “퇴사한 직원이 남의 이름으로 서명했어요…”

문제점:
퇴사자 인증서·로그인 계정이 살아있으면
허위 계약 체결, 서명 조작이 가능
→ 법적 분쟁 시 기업 책임 발생

✅ 해결법

• 퇴사 프로세스 내 인증서 회수 단계 필수 삽입
• 자동 회수/계정 정지 기능 있는 솔루션 선택

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⚠️ 실수 ③ 계약서 원본 관리 체계 없음

📌 “PDF는 있는데 서명 정보가 빠져 있어요…”

문제점:
계약 체결은 완료되었으나
서명 이력, 인증 정보, 타임스탬프가 없는 문서는
법적 효력이 미약하거나 부정될 수 있음

✅ 해결법

• 서명 정보가 포함된 PDF(전자서명 포함) 저장
• 전자서명 시각화 기능 있는 솔루션 사용
• 백업 및 원본 보관 서버 분산 저장

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⚠️ 실수 ④ 솔루션 선택 시 API 연동 미확인

📌 “ERP랑 안 맞아서 결국 수기로 복사하고 있어요…”

문제점:
솔루션은 도입했지만
기존 그룹웨어, 인사시스템, 회계 시스템과 연동 불가
→ 수작업 반복 + 실수 증가

✅ 해결법

• API 제공 여부와 기술 문서 확인 후 도입 결정
• 연동 가능한 SaaS형 솔루션 선택 권장

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⚠️ 실수 ⑤ 사용자 교육 없이 시스템만 도입

📌 “직원들이 서명 방법을 몰라서 다 반송되네요…”

문제점:
도입 초기에 사용자 이해 부족으로
서명 누락, 사용 지연, 반송률 증가
→ 도입 효과 저하 + 사용자 불만 ↑

✅ 해결법

• 입사자, 실무자 대상 교육 가이드 문서 배포
• 템플릿 기능 활용해 클릭 몇 번으로 서명 유도
• 서명 URL + SMS + 알림톡 등 다채널 발송 활용

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✅ 마무리 요약

실수 유형	발생 결과	해결 전략
간편서명만 사용	계약 무효, 법적 분쟁 발생	전자서명 인증 기반 솔루션 사용
퇴사자 인증서 미회수	허위 계약 체결, 내부 사고 위험	계정·인증서 회수 자동화 정책 적용
계약서 보관 체계 미비	법적 효력 부족, 감사 대응 불가	서명정보 포함 PDF + 로그 백업 체계 구축
시스템 연동 미확인	실무 비효율, 자동화 실패	API 연동 가능한 플랫폼 선택
사용자 교육 미실시	반송률 증가, 도입 실패	가이드 문서, 영상 교육 + 템플릿 기능 활용

 

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